Orkan Katrina. Orkan Rita. Orkan Wilma. Le nekaj mesecev nazaj so te nevihte spremenile življenja milijonov ljudi. Tudi če niste delali na območjih, ki so jih prizadele te nevihte, ste morda pošiljali pridelke podjetjem v zalivski regiji ali jih prejemali od njih. Mislite, da vas te naravne nesreče niso prizadele?
Zdaj pa to misel tisočkrat pomnožite in dobili boste nekaj ideje o tem, zakaj je treba imeti pripravljen načrt za katastrofo, če se v svojem domačem kraju soočite s podobno krizo.
Kako lahko načrtujete krizo ali katastrofo, ko se običajno zgodijo nepričakovano? Kako enostavno je predvideti nekaj, česar še niste doživeli? To sta dva razloga, zakaj se lahko lastniki in menedžerji počutijo paralizirane, ko se soočijo z načrtovanjem za krizo. Nekaterim se morda zdi tuje, da si sploh poskušajo zamisliti, kaj storiti ali prenesti na papir, zato je lažje odložiti za drug dan.
Načrtovanje za izredne razmere
Toda poglejmo ga drugače, po možnosti v manjših kosih, da si lahko ogledate vse možnosti. Ena od prvih stvari, ki jih morate storiti, je, da to delo dodelite eni osebi – to ste lahko vi ali kdo drug – in oblikujete majhno ekipo, ki bo podpirala prizadevanja. En vodja bo naredil ta proces učinkovitejši in uspešnejši.
Torej, kaj je prva stvar, ki jo lahko naredite, da načrtujete krizo? Naredi seznam. Preprost seznam "kaj če" je odličen začetek. Pomislite na Murphyjev zakon: "Če gre lahko karkoli narobe, bo." Naj se sliši še tako nenavadno, zapišite vse, kar bi lahko veljalo za vaše podjetje – od okoljskih katastrof, kot so potresi, poplave ali orkani, do odpoklica izdelkov. Ta seznam bi moral zajemati vse, kar bi lahko povzročilo prekinitev vašega običajnega poslovnega cikla.
Ali menite, da so predelovalci v južni Floridi leta 2005 načrtovali več orkanov? Ko se zdaj pogovarjam z nekaterimi ljudmi tam spodaj, ne znajo povedati niti imen orkanov ali kateri so povzročili kakšno stopnjo škode. Stavim, da ima večina podjetij v južni Floridi zdaj načrt za orkan in katastrofo, ki vključuje stvari, kot so nadomestni viri energije, načrti preusmeritve izdelkov in komunikacijski seznami (za stranke in osebje podjetja) do zdaj.
Načrt za oživitev poslovanja
Ko imate seznam »kaj če«, se ozrite naokrog in analizirajte kritične storitve in funkcije vašega podjetja – tiste, zaradi katerih so vrata odprta. Nekatere postavke, ki pridejo na misel, so zaposleni, denarni tok, oprema za delovanje, telefoni in računalniki ter storitve strankam. To so kritične funkcije, ki bodo ključnega pomena za čimprejšnjo vzpostavitev in delovanje po katastrofi.
Nato vzemite ta novi seznam in razvrstite elemente v tri ali štiri glavne kategorije, ki vsebujejo vse podobnosti, kot so »Finance«, »Komunikacije«, »Operacije« in »Ljudje«. Zdaj lahko začnete videti, kako bo izgledal vaš načrt – po možnosti preden izbruhne kriza brez opozorila. Lahko določite eno osebo, ki bo odgovorna za vsako glavno kategorijo, in prosite »ekipo«, naj si vzame nekaj časa za raziskavo in napiše načrt za ravnanje s svojo kategorijo v krizi.
Prva faza načrta obravnava nujno nesrečo. To je uporabniški priročnik o tem, kako ohraniti organizacijo med takojšnjo katastrofo. Da bi bil načrt uporaben, mora biti izdelan, preden pride do prekinitve. Naslednja faza načrta, »okrevanje«, je zasnovana tako, da zagotovi dotok sredstev, delovanje storitev in oskrbo strank, da se posel nadaljuje po koncu katastrofe. Končno fazo »kontinuitete poslovanja« je treba načrtovati, da se vrne polni krog na točko, kjer je podjetje delovalo pred katastrofo.
Organizacijski načrt
Več področij, ki potrebujejo bolj poglobljeno načrtovanje, vključuje shranjevanje informacij, kot so evidence zaposlenih, zavarovanja in finančne evidence; računalniška strojna oprema, programska oprema in podatki; ter zemljevid gradbišča in tehnične specifikacije. Organizirajte te pomembne podatke tako, da bo na voljo več kopij, z nizom, shranjenim na drugi lokaciji, če bo glavna pisarna uničena.
Še širša faza načrtovanja vključuje analizo tveganja in analizo vpliva na poslovanje. Ti načrti so specializirani in lahko pripravijo vaše podjetje, da se izogne hudim finančnim izgubam. Obstaja veliko spletnih mest z močnimi orodji za načrtovanje, ki so na voljo za pomoč v vseh fazah tega procesa načrtovanja, vendar so naslednja spletna mesta dobra za začetek:
• Ameriški Rdeči križ ima dobre informacije za podjetja na www.redcross.org.
•Inštitut za poslovno in domačo varnost nudi orodja za načrtovanje na svoji spletni strani www.ibhs.org/business_protection.
• Center za nadzor in preprečevanje bolezni ima obsežen seznam pomembnih spletnih strani na www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Zvezna vlada ima spletno mesto za pripravljenost na www.ready.gov.
Če nalogo načrtovanja razdelite na majhne dele in organizirate skupino, ki bo delala na načrtu, bo to bolj udobno. Ameriški Rdeči križ poroča, da se kar 40 odstotkov malih podjetij po katastrofi, kot je poplava, tornado ali potres, ne odpre znova. Ne dovolite, da vaše podjetje trpi, ker niste imeli časa za pripravo načrta.
EGA je svetovalno podjetje, specializirano za pomoč proizvodni industriji pri pripravi revizije varnosti hrane s strani tretjih oseb, razvoju svežih izdelkov, tržnih raziskavah, tržnih strategijah in oglaševalskih načrtih. Za več informacij pokličite (616) 784-2728 ali obiščite www.edithgarrett.com.